Lediga jobb som Nämndsekreterare i Mark

Är du en person som värdesätter utveckling, engagemang och omtänksamhet i ditt arbetsliv? Då skulle vi passa bra ihop – för det gör vi också.

Genom att jobba hos oss är du med och bidrar till en bättre vardag för tusentals människor i Marks kommun. Inte minst din egen. Hos oss får du möjlighet att växa – både som person men också i din yrkesroll, samtidigt som det du jobbar med får ett helt samhälle att växa. Oavsett vad dina arbetsuppgifter är så kommer du göra livet för alla de som bor och verkar här lite enklare. Och det är något vi värdesätter högt. Vår vision är att vara en nära kommun med människan i fokus. Nära varandra, vår omvärld och framtiden. Vi vill vara ett närvarande samhälle som med lugn och värme står bakom ryggen och tar emot våra 35 000 invånare, 3 600 medarbetare och hundratals företagare. Då blir varenda medarbetare hos oss betydelsefull. Tillsammans ser vi till att ett helt samhälle fungerar.


Du kommer att arbeta på den centrala förvaltningen i Kinna, där förvaltningsgemensamma funktioner är samlade och leds av administrativ chef. Du kommer att ha ett gott gäng kollegor som arbetar med bland annat administrativ handläggning, utredningar, registratur, juridiskt stöd till verksamheterna och systemförvaltning. I kommunhuset i Kinna finns även kommunstyrelsens förvaltning och andra fackförvaltningar, där kommunsekreterare och andra nämndsekreterare arbetar. Nämndsekreterarna i Marks kommun har ett gemensamt forum som träffas regelbundet.

ARBETSUPPGIFTER
Du ansvarar för att samordna nämndens ärenden och administration vilket innebär att planera möten, skriva protokoll samt att hålla i processen att färdigställa ärenden till nämnden. Uppdraget innebär allt från juridiska frågor till formalia före, vid och efter sammanträdena. Arbetets upplägg sker enligt tidsplaner och styrs av nämndprocessen vilket innebär att du ofta arbetar mot någon form av deadline. Du fungerar som rådgivare i frågor kring ärendehantering och i arbetet ingår att skriva vissa beslutsunderlag till nämnden. I din roll som nämndsekreterare utbildar du och stödjer handläggare och chefer i att skriva och granska tjänsteskrivelser och du introducerar och stödjer förtroendevalda i praktiska frågor kring nämnduppdraget. Du kan också komma att handlägga ärenden till nämnden och vid behov även föredra ärenden vid presidie- och nämndmöten.

Som nämndsekreterare blir du navet i nämndprocessen och stödet till våra politiska företrädare, förvaltningsledning och handläggarfunktioner i relaterade frågor. Du ska säkra att den politiska gången följs i enlighet med gällande lagstiftning och Marks kommuns fastställda styrdokument. Du har huvudansvar för nämndadministration utifrån planering och sammanställning av handlingar till nämnden. Som nämndsekreterare genomför, samordnar och stödjer du förvaltningens arbete med ärendehantering, nämndadministration, diarieföring, arkivering och informationshantering. Du arbetar också med kvalificerat utredningsarbete och tillsammans med dina kollegor deltar du i det administrativa stödet till nämnden, förvaltningsledningen, enheterna och utvecklingen av det samma. Du kommer att arbeta med:
• Nämndens administration: ärendelistor, kallelser, möteshandlingar, protokoll, arvoden
• Arkiv- och informationshantering
• Dataskyddsfrågor
• Systemadministration i ärendehanteringssystemet Public 360 samt NetPublicator
• Utredningar
• Tätt samarbete med och back-up för registrator
• Övriga administrativa uppgifter som uppkommer på förvaltningen

Ovanstående arbetsuppgifter kan förändras beroende på vem som anställs och om arbetsuppgifter fördelas annorlunda.

Inför hösten kommer förvaltningen att få ett antal nya chefer på ledningsnivå. Detta innebär att du kommer vara en viktig medspelare i att bygga det nya laget. Du kommer utgöra ett värdefullt stöd i att utbilda den nya förvaltningsledningen i frågor kring ärendehantering, myndighetsutövning, kommunallagen, politisk styrning med mera.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:

• Relevant högskoleutbildning med inriktning mot offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller liknande
• Erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare, så att du har god kunskap om formaliakrav
• Aktuell och relevant arbetslivserfarenhet inom statlig eller kommunal förvaltning
• Erfarenhet av utredande arbetsuppgifter och framtagande av underlag till beslut i nämnd
• Goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagen, regelverket om offentlighet och sekretess samt dataskydd/GDPR
• Hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
• Förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska då du kommer medverka i utformningen av tjänsteskrivelser med mera.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Arbete inom kommun och kunskap om dess styrning och organisation
• Ärendehanteringssystemet Public360 och Netpublicator
• Arbete med registratur/diarieföring
• Sekretessprövning av allmänna handlingar utifrån offentlighet- och sekretesslagen
• Utbildningsområdet, arbetsmarknadsfrågor, integrationsfrågor, skollagen

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och följande kompetenser:

Du är professionell i din yrkesutövning, serviceinriktad, tillmötesgående och du anstränger dig för att hitta lösningar och gör ditt yttersta för att vara ett gott stöd till förtroendevalda och kollegor. Du är ansvarskännande och arbetar systematiskt för att uppsatta tidsramar ska hållas. Du har god förmåga att se helhet och sammanhang samtidigt som du är noggrann med detaljer. Du kan arbeta självständigt och är även en god samarbetspartner, du kan prioritera och klarar av att hantera olika situationer som uppstår på ett lugnt och lösningsfokuserat sätt. Du är van vid att jobba med och förstår komplicerade språkliga underlag och du kan även producera egna dokument av hög kvalitet.

Är det dig vi söker? Tveka inte att höra av dig eller ansök med detsamma! Visa mindre

”Det finns få kommuner i Sverige som kan matcha Marks kommun och vi växer på alla håll och kanter. Här finns ett rikt näringsliv med världskända företag i olika branscher – med plats för fler att förverkliga sina drömmar. I Mark finner du hög livskvalitet, trygghet för alla och fantastiska naturupplevelser. Till Mark är det alltid nära från Göteborg, Borås och Varberg.

Av Marks kommuns drygt 34 000 invånare, så arbetar nära 3 400 personer i kommunens olika verksamheter. Här finns förskolor på de flesta orter, grundskolor på fem olika platser och gymnasium centralt i kommunen. Kinna som är kommunens administrativa centrum är utsedd till Sveriges grönaste ort.

Vi hoppas att just du är talangen som tillsammans med oss utvecklar och bygger en hållbar kommun för framtiden. Det här är därför mer än en jobbannons – det är ett erbjudande om ett bättre liv präglat av utveckling och laganda.”



ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten ingår i valnämndens kansli. Du ska arbeta med att förbereda inför och genomföra val till riksdag, region och kommun 2022. I arbetsuppgifterna ingår bl.a. att boka vallokaler, rekrytera röstmottagare, beställa och hantera valmaterial, skapa informationsplan och skapa utbildningsplan. Du är dessutom sekreterare för valnämnden.

KVALIFIKATIONER
Det är viktigt att du arbetar enligt en tydlig process, organiserar och planerar ditt arbete väl, slutför det som påbörjats och håller deadlines. I detta ska du kunna arbeta med en stor grad av självständighet. Du behöver dessutom kunna hantera stress på ett konstruktivt sätt och bibehålla ett gott humör vid press och motgångar.

Vi ställer krav på högskoleutbildning och erfarenhet från kommunal förvaltning. Det är dessutom meriterande med god kännedom om Marks kommun och erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare.

Det är också meriterande med kunskap om kommunens verksamhetssystem Public 360, Stratsys och Netpublicator.


ÖVRIGT
Bifoga CV
Vi som jobbar inom Marks kommun utvecklar gemensamt vår tillsammanskultur genom att vi är engagerade, omtänksamma och utvecklande, till långsiktig nytta för individ och samhälle.

Som arbetsgivare främjar vi lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla medarbetare och värdesätter de kvaliteter som mångfald och en jämn könsfördelning kan tillföra verksamheten.

Marks kommun erbjuder olika personalförmåner såsom ex. attraktivt friskvårdsbidrag, rabatterat årskort på Västtrafik, kostnadsneutral miljöbil, hyrcykel, pensions- och semesterväxling samt i förekommande fall flexibel arbetstid. Vi har också bra kommunikationer mellan ex Göteborg, Borås, Varberg och det är lätt att parkera om du kör bil.

Vi undanber oss vänligen men bestämt kontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre

”Det finns få kommuner i Sverige som kan matcha Marks kommun och vi växer på alla håll och kanter. Här finns ett rikt näringsliv med världskända företag i olika branscher – med plats för fler att förverkliga sina drömmar. I Mark finner du hög livskvalitet, trygghet för alla och fantastiska naturupplevelser. Till Mark är det alltid nära från Göteborg, Borås och Varberg.

Av Marks kommuns drygt 34 000 invånare, så arbetar nära 3 400 personer i kommunens olika verksamheter. Här finns förskolor på de flesta orter, grundskolor på fem olika platser och gymnasium centralt i kommunen. Kinna som är kommunens administrativa centrum är utsedd till Sveriges grönaste ort.

Vi hoppas att just du är talangen som tillsammans med oss utvecklar och bygger en hållbar kommun för framtiden. Det här är därför mer än en jobbannons – det är ett erbjudande om ett bättre liv präglat av utveckling och laganda.”



ARBETSUPPGIFTER
Som nämndsekreterare på Kultur- och fritidsförvaltningen har du en nyckelroll och ansvarar för hela nämndprocessen.

Du kommer samordna underlag och handlingar, sammanställa kallelser till arbetsutskott och nämnd och föra protokoll på sammanträden.

Du kommer att organisatoriskt tillhöra enheten Stab- och utveckling och ha ett nära samarbete med Kultur- och fritidsförvaltningens ledningsgrupp, enhets- och förvaltningschef samt med nämndens presidium.

Utöver nämndprocessen kommer du även att ha en registratorroll. Det innebär administrativa uppgifter som att registrera och diarieföra inkommen post, handlingar och avtal i vårt ärendehanteringssystem Public 360. Du kommer också att ansvara för delegationsordning, dokumenthantering och arkivering samt uppgifter kopplade till personuppgiftslagen och dataskyddsförordningen.

Du ingår i samarbetsgrupper med övriga nämndsekreterare och är förvaltningens systemadministratör i systemet Stratsys för planering, genomförande och uppföljning av verksamhet. Du är ett stöd för chefer, politiker och kollegor i administrativa frågor som t.e.x rör Stratsys.


KVALIFIKATIONER
Du har lämplig högskoleutbildning på kandidatnivå eller högre med inriktning samhälls-/statsvetenskap, juridik, offentlig förvaltning eller liknande. För att lyckas i rollen behöver du ha kunskap om politiskt styrda organisationer och kunskap i lagar och förordningar som styr offentlig förvaltning, exempelvis kommunallagen. Vi vill att du som söker har goda kunskaper kring offentlighet och sekretess och därför söker vi dig som har erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare och/eller registrator. Eftersom vår nämndprocess är helt digital är det viktigt för oss att du som söker har kunskap och vana att arbeta med t ex. Netpublicator

För att du ska trivas i den här rollen behöver du vara en person med ett omdöme, trygghet och stabilitet som gör att du kan arbeta självgående och strukturerat samt vara noggrann. Eftersom du kommer ha ett nära samarbete med personer inom förvaltningen är det en självklarhet att du har en god samarbetsförmåga och alltid försöker skapa bästa möjliga möte med de du möter i ditt arbete. Eftersom du kommer författa texter och skriva protokoll är det viktigt för oss att du har goda kunskaper i svenska tal och skrift, en god språklig förmåga där du är tydlig i din kommunikation för att uppnå hög kvalitet i det du gör.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Visst låter det intressant? Varmt välkommen med din ansökan!






ÖVRIGT
Vi som jobbar inom Marks kommun utvecklar gemensamt vår tillsammanskultur genom att vi är engagerade, omtänksamma och utvecklande, till långsiktig nytta för individ och samhälle.

Som arbetsgivare främjar vi lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla medarbetare och värdesätter de kvaliteter som mångfald och en jämn könsfördelning kan tillföra verksamheten.

Marks kommun erbjuder olika personalförmåner såsom ex. attraktivt friskvårdsbidrag, rabatterat årskort på Västtrafik, kostnadsneutral miljöbil, hyrcykel, pensions- och semesterväxling samt i förekommande fall flexibel arbetstid. Vi har också bra kommunikationer mellan ex Göteborg, Borås, Varberg och det är lätt att parkera om du kör bil.

Vi undanber oss vänligen men bestämt kontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Visa mindre